Čo je to dochádzkový systém?

Dochádzkový systém je moderný spôsob zaznamenávania dochádzky prostredníctvom hodín či terminálu, prítomného v mieste pracoviska, alebo online cez internetový prehliadač či mobilnú aplikáciu.

Lacné, ale jednoduché

Na údržbu najlacnejšie dochádzkové systémy poskytujú vytvorenie záznamu o príchode a odchode na kartu, ktorú zamestnanci vkladajú do dochádzkových hodín priamo na mieste pobočky. Na konci mesiaca kartu odovzdajú a na základe údajov je spracovaná mzda.

Výhoda tohto systému je tá, že má každý zamestnanec k dispozícii údaje o svojom mesačnom fonde. Nevýhoda je možnosť vytvorenia záznamu iným zamestnancom či zastaralosť formy, ktorú je potrebné následne prepisovať do elektronickej podoby.

Pri väčšom množstve zamestnancov priamo úmerne rastie aj priestor na chybovosť. Takýto systém je napríklad SEIKO Z120 alebo SEIKO QR-395.

Pokrok vpred

Modernejšie systémy poskytujú integráciu terminálu do firemnej siete. Na termináli si môžu zamestnanci čipom označiť príchod, obed, či odchod.

Tieto terminály majú už väčšinou všetky možnosti prepojenia s PC a poskytujú užívateľské prostredie, v ktorom si personalista môže prezerať záznamy a údaje jednotlivých zamestnancov.

Nevýhodou takýchto systémov je, že označiť začiatok práce sa dá iba osobnou prítomnosťou zamestnanca na pobočke. Pokiaľ teda firma poskytuje pre zamestnancov aj možnosť práce na diaľku, týmto spôsobom ich pracovnú činnosť nezaeviduje.

Evidenciu dochádzky na pobočke poskytuje napríklad systém TimeBOX X4, či novšie verzie ako BIO či BIO WIFI.

Môžeme vo firme snímať odtlačky či tváre zamestnancov?

V posledných mesiacoch sme boli vystavovaní meraniu teploty pri každom vstupe do prevádzok. Táto potreba sa zapracovala napríklad do dochádzkového systému od spoločnosti FINGERA, ktorým je možné nastaviť evidovanie príchodu a odchodu aj bezkontaktne, so snímaním tváre zamestnancov pri vstupe.

Práve načítanie a záznam o štruktúre tváre patrí medzi biometrické údaje, ktoré sú súčasťou osobitnej kategórie osobných údajov GDPR (tzv. citlivé osobné údaje). Sú to také, ktorých spracúvanie pre dotknutú osobu môže znamenať vyššie riziko ohrozenia práv alebo právom chránených záujmov. Medzi biometrické údaje napríklad patria:

  • odtlačky dlaní, prstov
  • chôdza
  • štruktúra rúk a tváre
  • sken sietnice oka
  • zafarbenie hlasu

Podľa zákona z roku 2018 už nie je potrebné pýtať na použitie biometrie povolenie od Úradu na ochranu osobných údajov SR (tzv. osobitnú registráciu).

Pri využívaní biometrie je však stále potrebné dbať na výnimočné prípady, v ktorom je možné takéto údaje zhromažďovať, a to napríklad ak je to nevyhnutné na splnenie pracovnoprávnej povinnosti, na posúdenie pracovnej spôsobilosti zamestnanca alebo pokiaľ s tým zamestnanec vyslovene súhlasí. Aké všetky náležitosti musí súhlas spĺňať, sa dozviete tu.

Hybridný dochádzkový systém – Chronos

Pri vyvíjaní dochádzkového systému Chronos sme dbali na fungovanie firmy v akomkoľvek prostredí za akýchkoľvek podmienok. Neustále pracujeme na zlepšovaní funkcií, ktoré odbremenia personalistov, nadriadených ale i samotných zamestnancov či účtovníkov.

V dochádzkovom systéme Chronos dokážete:

  • kombinovať evidovanie dochádzky na pobočke a doma v ten istý deň a to všetko one-click či priložením čipu,
  • podpísať dochádzky jedným kliknutím,
  • v sekunde požiadať o voľno a jedným kliknutím ho schváliť či odmietnuť,
  • vytvoriť si vlastné kategórie voľna,
  • sledovať, kto je aktuálne prítomný v práci,
  • exportovať dochádzku do rôznych účtovných systémov,
  • zapisovať dochádzku cez mobilnú aplikáciu CHRONOS dostupnú na Android i iOS
  • a mnoho iného.

Bez akýchkoľvek problémov dokážeme vytvoriť aj ďalšie funkcie, ktoré by vás odbremenili od prepisovania dochádzky do Excelu či každomesačného vypisovania dochádzkových hárkov.

Vyskúšajte si prostredie dochádzkového systému Chronos hneď teraz online alebo začnite našou základnou verziou, ktorá poskytuje dochádzkový systém zadarmo.